MUCHAS GRACIAS 

CONCLUSIONES

*De los resultados obtenidos a través de la aplicación de la guía de observación, así como también la información proveniente de la revisión bibliográfica y documental se pudieron observar grandes problemas, uno de los principales son la falta de criterios en cuanto a establecer el cumplimiento de las operaciones archivistas que intervienen dentro del sistema del archivo, lo que trae como consecuencia la desorganizador y generando inconvenientes a la hora de recuperar la información.

*La ya expuesta problemática forma parte de muchas de las   deficiencias encontradas durante la realización del diagnóstico  al fondo documental del Best Western Hotel CCT, fue base fundamental para la realización del presente proyecto, el cual nos permitió concatenar conocimientos teóricos  con su desarrollo en el  campo laboral dándonos la oportunidad de demostrar la importancia que tiene el archivo como punto vital en la toma de decisiones, según sea su gestión y explotación de los fondos documentales y su marcada incidencia en el alcance de los objetivos trazados por cada institución o persona.

           

*Si bien resulta aventurado pretender que el adecuado manejo de la información representa la solución a los problemas, también nos encontramos con que hoy en día la producción documental en las empresas o instituciones es cada vez más compleja, y es de vital  necesidad racionalizar las actividades y los recursos. En función de esto se hace necesario que los archivos requieran de equipos apropiados, personal especializado y adecuado espacio físico que logre el manejo ágil, amplio y oportuno de la información, creando así un sistema efectivo de servicios.

RECOMENDACIONES

• Se propone establecer controles en la producción documental para reducir así la duplicidad existente en el fondo, y lograr una adecuada gestión documental.
• Aplicación de cuadro de clasificación general, con la finalidad de estandarizar los procesos de clasificación de la documentación de las diferentes dependencias que componen la empresa
• Se siguiere la creación de la junta evaluadora, encargada de valorar las series documentales, establecer plazos de retención, a fin de facilitar y optimizar los procesos de selección y eliminación.
• Aprobar y perfeccionar el manual de normas y procedimientos para establecer el riguroso cumplimiento de las operaciones archivísticas.
• La contratación de un recurso humano especializado en el área archivística y su constante adiestramiento.
• Paralelamente adiestrar al personal productor de la documentación e impartir instrucciones a los usuarios.
• Adquirir un sistema que permita automatizar la información, para lo cual se deberá consultar especialistas en el área tecnológica, que según las necesidades de la empresa oferte el sistema más adecuado existente dentro del mercado.

La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos.

El reflejo exacto del cuadro de clasificación

. Consiste en reconstruir la estructura del cuadro de clasificación en el depósito de archivo, reservando espacio para el ulterior crecimiento de las series documentales. Las cajas archivadoras ostentan en su lomo una signatura topográfica para su ubicación y posterior localización que reproduce los códigos del cuadro de clasificación que corresponden a cada serie documental. Es el sistema empleado por las bibliotecas, en el que el sistema de clasificación por materias se reproduce en la disposición de los libros en las estanterías y en el que la signatura que representa la materia de un libro también indica su ubicación física.

Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado, exige reservar espacio libre en las estanterías para añadir los documentos que se vayan agregando con el tiempo; en muchas ocasiones, sin embargo, resulta muy difícil prever con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra parte, entraña múltiples dificultades la incorporación de nuevas series documentales al cuadro de clasificación por cuanto implica reordenar el depósito de archivo.

 

sistema de instalación continua.

Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría, pues la documentación que atañe a un mismo cliente se puede encontrar desperdigada por numerosas cajas, lo cual puede ser bastante engorroso a la hora de efectuar, por ejemplo un cierre contable y fiscal o una auditoria de cuentas. Por otra parte, este sistema requiere mantener un inventario permanentemente actualizado; de lo contrario, las búsquedas documentales resultan infructuosas. El sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo en crecimiento, numera las cajas mediante números desde el uno en adelante. Este sistema establece una clara disociación entre la clasificación de los documentos y su emplazamiento material. A medida que ingresan en el archivo las cajas se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías. De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo y además, la localización de la unidades de instalación es rápida, sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el aprovechamiento del espacio, pues cuando se procede al expurgo del archivo y se eliminan documentos, la solución consiste en ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las signaturas topográficas que han quedado desocupadas

sistema mixto:

que combina el cuadro de clasificación y un sistema de numeración basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un código correlativo que va a servir para numerar las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de éstas, se van a clasificar siguiendo el cuadro de clasificación y se van a ordenar empleando el método de ordenación que se haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente sólo tendremos las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio que se le prestan.

Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar. Como la documentación se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo anuales, y la documentación tiene un valor fiscal y legal preestablecido, al introducir un expediente se puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en el caso de la documentación fiscal, al guardar el expediente del impuesto de sociedades del ejercicio 1999 se puede eliminar, siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido su valor fiscal.

Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en papel puede tener su reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de los documentos o ficheros electrónicos.

 SISTEMA DE ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen

se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.

CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

La clasificación geográfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinadas circunscripciones, zonas o localidades territoriales o geográficas. Cuando el Departamento de Ventas, por ejemplo, tiene documentos relacionados a zonas geográficas (Departamento, Región, Provincia, Distrito, Localidad o simplemente "puntos de venta") se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. Las Facturas, por ejemplo, podrían clasificarse en: Facturas Localidad-A, Facturas Localidad-B, etc.

CLASIFICACIÓN POR ASUNTO

Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar ciertos documento homogéneos según su naturaleza, tipo o contenido. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores, al primero agrupamos en una clase denominada CLIENTES y al segundo en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL. 

CLASIFICACIÓN MIXTA

Según la cantidad de documentos al archivarse y la complejidad de sus interrelaciones mutuas, así como por la necesidad de cumplir con el principio elemental de que "todo sistema de clasificación (y ordenamiento) debe permitir una inmediata ubicación de un documento requerido" se hace necesario la combinación de los anteriores sistemas de clasificación. En algunos casos será necesario, por ejemplo, agrupar documentos en clases tales como Asunto/Cronológico, Asunto/Geográfico, Cronológico/Geográfico…

Sistema de Ordenación Numérico

Existe también el sistema Numérico Consecutivo. En este sistema, a todo el material que se va a archivar, se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica.Se emplea también en instituciones que prestan algún servicio a un volumen de usuarios considerable. Es el caso de compañías de seguros, centros educativos, centros hospitalarios, entidades financieras y bancarias.

Este sistema también en indirecto puesto.Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente dígito consecutivo.

• Ejemplo:                                                                   
• 1 Gerencia
• 1.1 Resoluciones
• 1.2 Licitaciones
• 1.3 Correspondencia despachada
• 2 Talento Humano
• 2.1 Historias Laborales
• 2.2 Capacitación
• 2.3 Vacaciones
• 2.4 Cesantías 

Si hay necesidad de otra subdivisión, se utiliza el mismo procedimiento, a partir de la segunda división así:

• 2.1 Historias Laborales
• 2.2 Sánchez Rodríguez, Miguel Ángel
• 2.3 Usechi Gamboa, Jorge Humberto
• 2.4 Zawadsky de Rojas, Margarita

El Numérico Decimal, especial en bibliotecas, basado en la división de las áreas de diez en diez por temas así:

• 10 ADMINISTRACIÓN
• 20 DERECHO
• 30 ECONOMÍA
• 40 FINANZAS
• 50 HISTORIA

Hasta terminar con los temas. Para marcar los libros, se agregan más dígitos:

• 10 ADMINISTRACIÓN

• 10.00 Administración por categorías

• 10.01 Exhibiciones

• 10.02 Productos 

que se asigna un número o código a cada individuo, asunto o institución y los documentos se archivan con este número. Por lo tanto, para ubicar un documento archivado, es necesario recurrir a un tarjetero ordenado alfabéticamente, con el fin de consultar el número asignado y llevar, adicionalmente, un control o registro de la numeración consecutiva para evitar una doble asignación de número.Presenta cierto grado de reserva por cuanto únicamente figuran números en el archivador. Facilita la ubicación visual no solo para consultas sino que permite detectar fácilmente la falta de una carpeta.

Sistema Numérico Decimal

Numérico Simple.                  Numérico compuesto.      

Ejemplo:  1.Contratos                      Ejemplo: 1

                                 2.Convenios                                            1.1.1

                                 3. Resoluciones                                       1.2.1

                                 

Sistema Decimal

                                              Ejemplo: 11.1                                                                               111.2                                                                               111.3

                                                                  

ORDENACIÓN DE LOS DATOS

La ordenación de los datos se realiza por orden alfabético o numérico. Por ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar según el número de pieza y una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.) por orden alfabético y la numérica (cifras de ventas, cantidad de unidades vendidas, etc.) por orden numérico. En ambos casos, se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es decir, de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa.

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO:

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del   archivador directamente 

*El sistema de ORDENAMIENTO lo podemos dividir en :

1. Alfabético por nombres de personas naturales
2. Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
3. Alfabético por Asuntos o temático
4. Alfabético Geográfico

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO POR NOMBRES

Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta ,   de acuerdo con el   alfabeto, es necesario adoptar  

*CRITERIOS DE ORDENAMIENTO: Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con este orden

• Primera Unidad o Palabra de Orden                  Primer apellido
• Segunda Unidad o Palabra de Orden                 Segundo Apellido
• Tercera Unidad de Orden                                    Nombre
• Cuarta o más Unidades                                         Otros datos aclaratorios

Sistema de Clasificación Alfabético                                                                                 

1.  Apellidos Compuestos:Se toma como una Unidad de Ordenamiento.   En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.

TIPOS DE ORDENACIÓN

ONOMÁSTICO:                        ALFABÉTICO GENERAL:

Ejemplo:  ÁNGEL                                            Ejemplo: ABADÍA GOMES JIRALDO

                           BARRERA                                                                ABADÍA MARTINES LOPEZ                                      

                            CANO                                                                ABADÍA MARTINES RESTREPO

                           LOPEZ

SISTEMAS DE ORDENACIÓN 

*Sistema Numérico: (ordinal y cronológico)

*Sistema Mixtos:(alfanumérico,ordinal y cronológico)

*Sistema Alfabético:(temático, onomástico y toponimico)

Veremos a continuación su descripción...

VENTAJAS

*Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental que refleje al organismo que lo produjo.

*facilitar la localización conceptual, es decir la información conceptual.

*facilitar la localización de cada documento o expediente para control y su manejo 

 

OBJETIVO

            Mejorar la clasificación y manejo de los documentos para mejorar la calidad             de trabajo.

SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN 

DOCUMENTAL.

Los sistemas de ordenación es la operación de unir un conjunto de documentos, relacionados unos con otros de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano.Ordenación de documentos es saber la ubicación dentro de las respectivas series en  el orden previamente acordado. Ademas solo se tiene presente lo mas importante"sistemas de ordenamiento,una metodología para diseñar"

 Principales bases para una buena ordenación documental:

principio de procedencia: Es el principio fundamental de la teoría archivista que se establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los otros.

Archivo de gestión:Es aquel en el se reúne la documentación en tramite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y administrativa                                                                                                 por la misma oficinas u  otras que las                                                                                                    soliciten.

Foliar o foliacion: Es el  numero que indica el orden consecutivo de las paginas de un libro,folleto, revista.

Ordenación documental:Es la ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Expediente:Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituye una unidad archivista.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite.
El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental.

Principios generales para la organización de archivos

 Los principios generales de la organización archivista de los fondos

documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. documental.

Principio de procedencia: Es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes. Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para los

administrativos, pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolución estructural histórica de la institución, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla o desarrolló en el pasado,integrando en torno a cada una los documentos correspondientes agrupados en series. Para la aplicación del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series. Debe hacerse una clasificación documental reconstruyendo la estructura de fondo documental.

 Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción. Cuando una serie documental está compuesta por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se

fueron conformando.

Dicho esto, hay que ser conscientes de la importancia que tiene mantener correctamente organizado, bajo la supervisión de un responsable, los archivos en las oficinas productoras de documentación. Dado el volumen documental, la organización que se dé a las unidades documentales en esta primera etapa determinará casi de manera irremediable las posibilidades de tratamiento que recibirán más tarde.