SISTEMA DE ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen

se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.

CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

La clasificación geográfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinadas circunscripciones, zonas o localidades territoriales o geográficas. Cuando el Departamento de Ventas, por ejemplo, tiene documentos relacionados a zonas geográficas (Departamento, Región, Provincia, Distrito, Localidad o simplemente "puntos de venta") se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. Las Facturas, por ejemplo, podrían clasificarse en: Facturas Localidad-A, Facturas Localidad-B, etc.

CLASIFICACIÓN POR ASUNTO

Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar ciertos documento homogéneos según su naturaleza, tipo o contenido. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores, al primero agrupamos en una clase denominada CLIENTES y al segundo en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL. 

CLASIFICACIÓN MIXTA

Según la cantidad de documentos al archivarse y la complejidad de sus interrelaciones mutuas, así como por la necesidad de cumplir con el principio elemental de que "todo sistema de clasificación (y ordenamiento) debe permitir una inmediata ubicación de un documento requerido" se hace necesario la combinación de los anteriores sistemas de clasificación. En algunos casos será necesario, por ejemplo, agrupar documentos en clases tales como Asunto/Cronológico, Asunto/Geográfico, Cronológico/Geográfico…