La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos.

El reflejo exacto del cuadro de clasificación

. Consiste en reconstruir la estructura del cuadro de clasificación en el depósito de archivo, reservando espacio para el ulterior crecimiento de las series documentales. Las cajas archivadoras ostentan en su lomo una signatura topográfica para su ubicación y posterior localización que reproduce los códigos del cuadro de clasificación que corresponden a cada serie documental. Es el sistema empleado por las bibliotecas, en el que el sistema de clasificación por materias se reproduce en la disposición de los libros en las estanterías y en el que la signatura que representa la materia de un libro también indica su ubicación física.

Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado, exige reservar espacio libre en las estanterías para añadir los documentos que se vayan agregando con el tiempo; en muchas ocasiones, sin embargo, resulta muy difícil prever con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra parte, entraña múltiples dificultades la incorporación de nuevas series documentales al cuadro de clasificación por cuanto implica reordenar el depósito de archivo.

 

sistema de instalación continua.

Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría, pues la documentación que atañe a un mismo cliente se puede encontrar desperdigada por numerosas cajas, lo cual puede ser bastante engorroso a la hora de efectuar, por ejemplo un cierre contable y fiscal o una auditoria de cuentas. Por otra parte, este sistema requiere mantener un inventario permanentemente actualizado; de lo contrario, las búsquedas documentales resultan infructuosas. El sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo en crecimiento, numera las cajas mediante números desde el uno en adelante. Este sistema establece una clara disociación entre la clasificación de los documentos y su emplazamiento material. A medida que ingresan en el archivo las cajas se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías. De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo y además, la localización de la unidades de instalación es rápida, sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el aprovechamiento del espacio, pues cuando se procede al expurgo del archivo y se eliminan documentos, la solución consiste en ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las signaturas topográficas que han quedado desocupadas

sistema mixto:

que combina el cuadro de clasificación y un sistema de numeración basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un código correlativo que va a servir para numerar las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de éstas, se van a clasificar siguiendo el cuadro de clasificación y se van a ordenar empleando el método de ordenación que se haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente sólo tendremos las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio que se le prestan.

Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar. Como la documentación se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo anuales, y la documentación tiene un valor fiscal y legal preestablecido, al introducir un expediente se puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en el caso de la documentación fiscal, al guardar el expediente del impuesto de sociedades del ejercicio 1999 se puede eliminar, siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido su valor fiscal.

Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en papel puede tener su reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de los documentos o ficheros electrónicos.