ORDENACIÓN DE LOS DATOS

La ordenación de los datos se realiza por orden alfabético o numérico. Por ejemplo, una lista de piezas se podría clasificar según el número de pieza y una lista de clientes, por el apellido. Normalmente, se ordena la información alfabética (nombre de almacén, cliente, etc.) por orden alfabético y la numérica (cifras de ventas, cantidad de unidades vendidas, etc.) por orden numérico. En ambos casos, se pueden ordenar los datos de menor a mayor, es decir, de la A a la Z, del 1 al 10 o a la inversa.

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO:

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del   archivador directamente 

*El sistema de ORDENAMIENTO lo podemos dividir en :

1. Alfabético por nombres de personas naturales
2. Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
3. Alfabético por Asuntos o temático
4. Alfabético Geográfico

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO POR NOMBRES

Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta ,   de acuerdo con el   alfabeto, es necesario adoptar  

*CRITERIOS DE ORDENAMIENTO: Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se Matriculan de acuerdo con este orden

• Primera Unidad o Palabra de Orden                  Primer apellido
• Segunda Unidad o Palabra de Orden                 Segundo Apellido
• Tercera Unidad de Orden                                    Nombre
• Cuarta o más Unidades                                         Otros datos aclaratorios

Sistema de Clasificación Alfabético                                                                                 

1.  Apellidos Compuestos:Se toma como una Unidad de Ordenamiento.   En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.

TIPOS DE ORDENACIÓN

ONOMÁSTICO:                        ALFABÉTICO GENERAL:

Ejemplo:  ÁNGEL                                            Ejemplo: ABADÍA GOMES JIRALDO

                           BARRERA                                                                ABADÍA MARTINES LOPEZ                                      

                            CANO                                                                ABADÍA MARTINES RESTREPO

                           LOPEZ