SISTEMA DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN 

DOCUMENTAL.

Los sistemas de ordenación es la operación de unir un conjunto de documentos, relacionados unos con otros de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano.Ordenación de documentos es saber la ubicación dentro de las respectivas series en  el orden previamente acordado. Ademas solo se tiene presente lo mas importante"sistemas de ordenamiento,una metodología para diseñar"

 Principales bases para una buena ordenación documental:

principio de procedencia: Es el principio fundamental de la teoría archivista que se establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los otros.

Archivo de gestión:Es aquel en el se reúne la documentación en tramite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y administrativa                                                                                                 por la misma oficinas u  otras que las                                                                                                    soliciten.

Foliar o foliacion: Es el  numero que indica el orden consecutivo de las paginas de un libro,folleto, revista.

Ordenación documental:Es la ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Expediente:Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituye una unidad archivista.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite.
El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental.

Principios generales para la organización de archivos

 Los principios generales de la organización archivista de los fondos

documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. documental.

Principio de procedencia: Es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes. Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para los

administrativos, pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolución estructural histórica de la institución, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla o desarrolló en el pasado,integrando en torno a cada una los documentos correspondientes agrupados en series. Para la aplicación del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series. Debe hacerse una clasificación documental reconstruyendo la estructura de fondo documental.

 Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción. Cuando una serie documental está compuesta por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se

fueron conformando.

Dicho esto, hay que ser conscientes de la importancia que tiene mantener correctamente organizado, bajo la supervisión de un responsable, los archivos en las oficinas productoras de documentación. Dado el volumen documental, la organización que se dé a las unidades documentales en esta primera etapa determinará casi de manera irremediable las posibilidades de tratamiento que recibirán más tarde.